Projektmanagement

Projektmanagement (PM) bedeutet übergreifend gesehen das Koordinieren der notwendigen Schritte und Prozesse, um das Ziel eines konkreten Projektes strukturiert und effizient zu erreichen. Die Schritte umfassen hierbei:

  • Analyse inkl. Definition/ Konzeption
  • Planung und Organisation
  • Steuerung/ Realisierung sowie Überwachung und
  • Abschluss.

Ein Projekt ist eine komplexe, meist einmalige Aufgabe, die neu, zeitlich befristet und risikobehaftet ist. Aufgrund der Bedeutung und Komplexität wird meist ein gesondertes Projektmanagement von einer temporären Organisationseinheit angewendet. Projekte können zum Beispiel Firmenevents oder der Aufbau eines neuen Standortes oder einer neuen Homepage sein.

 

 

Relevanz und Sinn

Projektmanagement kommt eine hohe Bedeutung zu, da es die Organisation erleichtert und dazu beiträgt, dass die festgelegten Ziele in der vereinbarten Zeit und dem definierten Budget erreicht werden. Durch eine klare Strukturierung ermöglicht das Projektmanagement eine schnelle und ressourcenschonende Abwicklung. Hierbei werden einzelne Teilschritte bestimmt und die Zwischenergebnisse jeweils dokumentiert, um das Ziel zu erreichen. Darüber hinaus sollen durch das Projektmanagement die Risiken des Projekts, die die Zielerreichung gefährden können, minimiert werden.

Phasen

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Zunächst wird ein Projekt bestimmt (Projektauftrag) und der Projektleiter festgelegt. Dieser ist der Hauptansprechpartner, der alle Fäden zusammenhält und die Eckdaten vorgibt. Nach einer genauen Analyse (inkl. Machbarkeitsanalyse) werden die Projektziele (SMART-Regel) eindeutig definiert und Termine (zeitlicher Rahmen) sowie der finanzielle Rahmen und die notwendigen Ressourcen (Arbeiterzahl, Material etc.) bestimmt. Auf die Zieldefinition sollte ein ganz besonderes Augenmerk gerichtet sein, da erst durch ein eindeutig definiertes Projektziel eine realistische Planung möglich wird. Zudem wird in der ersten Phase auch das Projektteam ermittelt. Somit steht die erste Grobplanung.

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In der zweiten Phase geht es um die konkrete Planung, wobei auch Alternativplanungen für Krisen aufgestellt werden sollten. Hierzu wird das Projekt in Einzelbestandteile und Teilprojekte aufgegliedert, es werden Meilensteine gesetzt (Zeitplanung) sowie die Budgets verteilt. Auch für die Teilprojekte sollten separate Ziele, sogenannte Zwischenziele, definiert und Ressourcen festgesetzt werden. Anhand von einzelnen Arbeitsaufträgen, die verteilt werden, wird die Planung immer weiter verfeinert. Hierzu werden auch die jeweiligen Handlungs- und Verantwortungsbereiche der Teammitglieder des Projekts festgelegt. Um den Überblick zu behalten, wird ein Projektplan (Projektmanagementplan) erstellt. Zusätzlich werden auch Abweichungen einkalkuliert. Bei der Planung sollte Spielraum für kurzfristige Änderungen, Verzögerungen oder weitere Ideen beachtet werden, sodass empfohlen wird, nicht zu knapp zu planen. Zur Projektplanung gehören folgende Unterpunkte, die sich bedingen und aufeinander abgestimmt sein müssen:                                                                                                                 - Planung des Leistungsumfangs: Definition von Produkten oder Leistungen, die im              Projekt erstellt werden müssen.                                                                                                   - Terminplanung: Daten und Abfolgen für die einzelnen Arbeitspakete sowie Phasen,            Teilprojekte und Meilensteine werden festgelegt.                                                                     - Ressourcenplanung: Diese umfasst die Festlegung und Reservierung der benötigten         Ressourcen wie z.B. Mitarbeiter, Sachmittel, Maschinen und die komplette                           Infrastruktur.                                                                                                                                     - Kostenplanung: Neben der Ressourcenplanung ist die realistische Schätzung der              auftretenden Kosten für das Projekt und die einzelnen Teilprojekte/ Meilensteine              entscheidend.

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Nach der Projektfreigabe wird das Projekt anhand der definierten Aufgaben und Meilensteine realisiert. Hierbei werden der Fortschritt und die einzelnen Zwischenziele mit Hilfe von Soll-Ist-Vergleichen ständig kontrolliert, um eventuelle Abweichungen frühzeitig aufzudecken (Projektüberwachung). Dies umfasst nicht nur den Zeitplan und die inhaltliche Umsetzung, sondern auch den planmäßigen Materialverbrauch sowie die Budgeteinhaltung. Jegliche Abweichungen (Projektfortschritt zur Projektplanung) werden kritisch betrachtet (Risikoabschätzung), um ggf. einhergehende Konsequenzen abschätzen und rechtzeitig handeln zu können. Gegensteuerungsmaßnahmen werden, sofern es nötig ist, getroffen. Während des gesamten Projekts laufen durchweg parallel Aufgaben wie die Dokumentation (des Fortschritts oder von Hürden und Verbesserungen, um auch später mögliche Fehlerquellen finden zu können und die Sammlung von Datenmaterial für weitere Projekte), das Projektcontrolling und das Risikomanagement. Vor allem in dieser Phase ist es wichtig, dass das Projektmanagement im regelmäßigen Austausch (Kommunikationsmanagement) mit dem Arbeitsteam, dem Auftraggeber, den Lieferanten und den weiteren Steakholdern ist.

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Wenn alle Aufgaben erledigt wurden, muss die Zielerreichung geprüft werden und es findet eine Abschlussbesprechung zwischen Teamleiter und Projektteam statt. Im Anschluss wird das Projekt, sofern alles erfüllt wurde, vom Projektleiter an den Projektauftraggeber übergeben und final abgenommen. Das Projekt ist damit aber noch nicht beendet. Im Anschluss erfolgt noch eine Nachkalkulation sowie eine kritische Analyse des Projetverlaufs, um Schwächen aufzudecken und somit die Projektdurchführung für die Zukunft zu optimieren. Hierbei ist eine ausführliche Reflexion wichtig. Fragen, die dafür betrachtet werden sollten, sind zum Beispiel:                  - Wie war die Ablaufgestaltung zielführend?                                                                                  - In welchen Phasen traten unerwartete Probleme auf und woran lag es?                              - Welche Reibungspunkte und Konfliktlösungen gab es?                                                            - Wie hat das Projektteam harmoniert und wie lief es zwischenmenschlich?                          - Welche Verbesserungen sollten vorgenommen werden?                                                Die Auseinandersetzung mit diesen Fragen soll dazu dienen, Schwächen aufzudecken und für künftige Projekte besser aufgestellt zu sein. Abschließend wird alles in einem Abschlussbericht (Projektabschlussbericht) festgehalten.

Richtlinien und Standards

Projektmanagement ist stark standardisiert (z. B. DIN-Normen), was viele Vorteile bietet. Durch einheitliche Begrifflichkeiten ist bei Projekten sichergestellt, dass auch internationale und unternehmensübergreifende Projektbeteiligte sich verstehen und Missverständnisse minimiert werden. Darüber hinaus dokumentieren viele Richtlinien, Standards, Modelle und Normen bewährte Vorgehensweisen und dienen somit als gute Orientierung.

 

 

Aufgaben

Aus den oben beschriebenen Phasen des Projektmanagements ergeben sich folgende Aufgabengebiete:

  • Projektplanung: Projektauftrag inkl. Inhalte, Projektplan
  • Personalmanagement: Bedarf, Projektteam, Koordination und Führung
  • Terminmanagement: Fristen und Meilensteine
  • Kostenmanagement: Budgetplanung und Kostenkontrolle
  • Beschaffungsmanagement: Materialien, Angebote und Verträge
  • Kommunikationsmanagement: Kommunikation und Koordination der gesamten                                              Kommunikationsabläufe mit allen Beteiligten
  • Qualitätsmanagement: Planung und Sicherung der gewünschten Qualität
  • Risikomanagement: Identifikation und Bewertung von Risiken sowie vorbeugende Tätigkeiten
  • Projektcontrolling: Soll-Ist-Vergleiche und ggf. Gegensteuerung
  • Dokumentationsmanagement: Notizen zum Fortschritt, Abweichungen und Verbesserungen

 

 

Das magische Dreieck

Beim Projektmanagement fällt auch immer wieder das Wort „magisches Dreieck“. Hierbei ist von den drei Komponenten Leistung, Zeit und Kosten die Rede, die immer im Blick gehalten werden müssen. Ziel dabei ist es, die Aufgaben in der gewünschten Zeit zu den festgelegten Kosten zu erledigen. Diese Komponenten stehen stets im Zusammenhang und müssen in Balance gehalten werden.

 

 

Projektmanagement-Methoden und Techniken

Es gibt viele verschiedene Modelle und Techniken, die im Projektmanagement Anwendung finden. Häufig wird das agile Projektmanagement genutzt, wobei der Kundennutzen in den Vordergrund gestellt wird und die Ziele eher flexibel sind. Somit können Abläufe kurzfristig geändert werden (hohe Anpassungsfähigkeit) und es herrscht mehr Freiheit und Flexibilität. Für eine sehr offene und direkte Kommunikation sorgen auch die flachen Hierarchien. Dem agilen Projektmanagement sind die Scrum-Methode und Kanban zuzuordnen. Weil bei der Scrum-Methode davon ausgegangen wird, dass umfangreiche Projekte aufgrund ihrer Komplexität nicht präzise im Voraus geplant werden können, wird der Projektplan zu Beginn nur grob, anhand von kleineren Aufgaben und Zwischenzielen, erstellt und während der Durchführung angepasst. Auch die Ziele werden hierbei je nach Fortschritt neu definiert oder angepasst. Bei der Kanban-Methode hingegen liegt die kontinuierliche Prozessverbesserung im Fokus, wodurch die Arbeitsabläufe sich flexibler gestalten. Im Zentrum steht das Kanban-Board, auf welchem alle Aufgaben übersichtlich in Projektabläufen visualisiert sind. Diese Aufgaben sind jeweils in kleine Schritte aufgeteilt und werden nacheinander eigenverantwortlich abgearbeitet. Bevor eine neue Aufgabe begonnen wird, wird die aktuelle abgeschlossen.
Im Gegensatz dazu steht die klassische Wasserfall-Methode. Diese ist starr, läuft schrittweise in der definierten Reihenfolge nacheinander (in Phasen) ab und setzt einen kompletten Plan voraus. Sinnvoll ist dies bei Projekten, wo die Aufgaben voneinander abhängig sind. Hierbei ergibt sich eine hohe Planungssicherheit. Zu beachten ist aber, dass sich Fehler meist erst Richtung Ende eines Projektes zeigen.
Bei der Lean-Management-Methode wird auch vom schlanken Projektmanagement gesprochen. Hierbei stehen die Optimierungen der Prozesse (Prozesseffizienz) und des Kundennutzens unter Beachtung der Ressourcenschonung im Vordergrund. Es soll mit weniger Aufwand mehr erreicht werden.


Weitere Projektmanagement-Methoden und Modelle, die sehr verbreitet sind, sind zum Beispiel die Six-Sigma-Methode, die Delphi-Methode, die Netzplantechnik, die Critical Path-Methode oder die Meilensteintrendanalyse.

 

 

 

Quellen:

sevDesk GmbH: Projektmanagement – Der optimale Einsatz für dein Unternehmen https://sevdesk.at/blog/projektmanagement/

teamazing GmbH: Was genau ist eigentlich Projektmanagement?              https://www.teamazing.at/was-bedeutet-eigentlich-projektmanagement/

WIFI – Wirtschaftsförderungsinstitut der Wirtschaftskammer Österreich: Projektmanagement für Dummies: 7 Tipps für Anfänger/innen https://blog.wifi.at/projektmanagement-grundlagen-basics/

Projektmagazin: Projektmanagement kompakt: Definition, Themen, Aufgaben und Methoden https://www.projektmagazin.de/projektmanagement-kompakt