Vorstellungsgespräch

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch oder auch Bewerbungsgespräch ist der erste Erfolg im Bewerbungsprozess. Der Bewerber hat das Unternehmen mit seiner Bewerbung auf sich aufmerksam und neugierig gemacht sowie die Eignung für die Position bewiesen. Nun folgt das persönliche Gespräch mit dem Personalentscheider, welches im allgemeinen in den Räumlichkeiten des Unternehmens stattfindet. Alternativen hierzu sind das Telefoninterview, die Videokonferenz oder ein Gruppeninterview.

Ablauf eines persönlichen Vorstellungsgesprächs

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Der Bewerber wird über das Unternehmen befragt und anschließend erfolgt die ergänzende Präsentation der Produkte/ Dienstleistungen von Seiten des Unternehmens

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Kurzpräsentation des Bewerbers zur eigenen Person, den Motiven und zum Werdegang (Ausbildung, berufliche Entwicklung, aktuelle persönliche Situation)

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Die Dauer des Vorstellungsgesprächs hängt von verschiedenen Faktoren ab, aber meistens ist eine Länge zwischen einer halben bis einer Stunde üblich. Die Dauer ist z.B. abhängig von der Erfahrung des Bewerbers, der angestrebten Position, der Anzahl an Teilnehmern und Fragen sowie der Ausführlichkeit der Antworten. Je intensiver Personaler nachfragen und ins Detail gehen, desto interessierter sind sie an der Leistung des Bewerbers, sodass das Gespräch ausgedehnt werden kann. Auch bei berufserfahrenen Bewerbern dauern die Vorstellungsgespräche meistens länger, weil auf die einzelnen Stationen und Erfahrungen eingegangen wird. Ist ein Gespräch nach weniger als 20 bis 30 Minuten beendet, ist dies in der Regel eher ein schlechtes Zeichen. Grundsätzlich kann dies aber von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Vor dem Vorstellungsgespräch

Die richtige Vorbereitung ist für das Vorstellungsgespräch entscheidend. Den guten Eindruck, den man mit seinen Bewerbungsunterlagen hinterlassen hat, gilt es nun zu bestätigen.

 

Organisatorisches

An- und Abreise: Eine vorausschauende Planung ist unabdingbar, damit einer stressfreien Ankunft nichts im Wege steht. Hierzu gehören:

  1. Ein großzügiger Zeitpuffer am Anreisetag, um auch bei einem ungeplanten Stau oder durch Bus-             und Bahnverzögerungen nicht zu spät an der angegebenen Adresse anzukommen.
  2. Die vorherige Information zu Parkmöglichkeiten oder Verbindungen mit den öffentlichen                           Verkehrsmitteln bzw. Buchung einer Hinfahrt und eines Hotels.
  3. Die Laufwege vom Ankunftsort zum Unternehmen, damit man es direkt findet.

Timing: Bewerber sollten weder überpünktlich, noch zu knapp beim Unternehmen eintreffen. Es wird empfohlen, sich etwa zehn Minuten vor Start des Vorstellungsgesprächs am Empfang anzumelden. Ein zu spätes Eintreffen wirkt unprofessionell und demotiviert, aber eine zu frühe Ankunft setzt Personalverantwortliche zeitlich unter Druck.

Outfit: „Kleider machen Leute“ – Diesen Spruch sollten Bewerber sich zu Herzen nehmen. Nicht nur das Fachwissen, auch die ganze Erscheinung muss die Personaler überzeugen. Das Outfit sollte daher an das Unternehmen (Webseite anschauen) und die Branche angepasst sein. Ein etablierter Dresscode, bestehend aus einem seriösen Anzug bzw. Kostüm/ Hosenanzug, eignet sich z.B. bei Banken oder Versicherungen. Dynamik und Lebendigkeit durch helle Farben können für kreative Jobs bei Agenturen oder auch Start-Ups ausgewählt werden. Hier sind Unternehmen eher leger, sodass ein trendiger, aber moderner Look helfen kann. Natürlich sollte sich die Kleiderwahl auch an der Position orientieren. Das wichtigste ist aber, dass sich die Bewerber wohlfühlen und sich nicht „verkleiden“.

Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs

Während ein Vorstellungsgespräch immer wieder eine neue Herausforderung darstellt, läuft die Vorbereitung grundsätzlich gleich ab. Ein erfahrener Personaler merkt schnell, wie intensiv sich Bewerber mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle auseinandergesetzt haben. Bewerber sollten sich daher auf vier Ebenen vorbereiten:

Kenntnisstand über das Unternehmen: Um Fettnäpfchen oder unnötige Fragen zu vermeiden, sollten Bewerber sich im Vorhinein gut über das Unternehmen informieren. Hierzu gehören z.B. Größe, Standorte, Umsatz, Philosophie, Produkte und Dienstleistungen genauso wie Informationen über die Job-Ausschreibung und die richtigen Ansprechpartner. Recherchequellen hierfür sind nicht nur die Webseite und Unternehmensbroschüren des ausgewählten Unternehmens oder Bewertungsplattformen, Jobbörsen und Arbeitgeberprofile. Denn auch Wissen zur aktuellen Marktsituation, Branchennews und Pressemitteilungen sind hilfreich.
Selbst wenn Bewerber im Gespräch nicht direkt zu diesen Punkten befragt werden, lässt sich dieses Hintergrundwissen geschickt im Gespräch einbinden und zeigt ernsthaftes Interesse.

Selbstpräsentation: Es versteht sich von selbst, seinen Lebenslauf zu können. Hierbei gilt es, die wichtigsten Stationen des eigenen Werdegangs strukturiert und schlüssig in maximal 2 bis 5 Minuten zu präsentieren. Die Personaler möchten aber noch mehr über die Bewerber erfahren, sodass man auch überzeugend erklären sollte, warum man die perfekte Besetzung für die Stelle ist. Hierbei können folgende Fragen helfen: Was kann (Qualifikationen, Erfahrungen) und was will ich? Warum bin ich für diesen Job perfekt geeignet? Welche Mehrwerte bringe ich dem Unternehmen? Was bin ich bereit dafür zu geben? Für ein souveränes Auftreten hilft es, vor dem Spiegel zu üben, die Situation mit Freunden oder der Familie durchzuspielen oder auch ein Video von sich selbst zu drehen. Anhand dieser Maßnahmen können die eigene Körperhaltung, Gestik, Mimik, Blickkontakt und Stimmlage optimiert werden.

Vorbereitung auf Fragen: Um gelassen und souverän zu bleiben, sollten Bewerber sich vorher sowohl Antworten auf die Klassiker - als auch auf unangenehme Fragen überlegen, die ihnen die Personalverantwortlichen stellen könnten. Hierzu gehören beispielsweise folgende Fragen und Themen:

  • Warum haben Sie sich für diese Stelle/ gerade in unserem Unternehmen beworben?
  • Berufliche Ziele und Motivation
  • Kenntnisse (inkl. Programme) und Erfahrungen
  • Interessen/ Hobbys
  • Stärken und Schwächen
  • Lücken im Lebenslauf
  • Auslandsaufenthalte
  • Misserfolge
  • Arbeitsstil
  • Gründe für den Jobwechsel/ das gewählte Studium
  • Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?
  • Wo sehen Sie sich in fünf oder zehn Jahren?
  • Welchen Hindernisse sind Sie bisher begegnet und wie konnten Sie diese überwinden?
  • Was mochten Sie an Ihrem bisherigen Job am wenigsten?
  • Wenn Sie Ihren perfekten Job selbst gestalten könnten – wie sähe er aus?
  • Wenn es nach Ihrem Chef ginge: An welchen drei Dingen sollten Sie arbeiten?     

Bewerber sollten sich dafür individuelle Antworten überlegen und keine Standardantworten nutzen.

Fragenkatalog: Bewerber sollten die Möglichkeit nutzen, selbst Fragen zu stellen. Dafür sollte eine Liste mit Fragen vorbereitet werden, dessen Antworten essentiell in dem Job sind oder die in der Stellenanzeige nicht beantwortet wurden. Dies dient dazu, um herauszufinden, ob der Bewerber, die Stelle und das Unternehmen wirklich zueinander passen. Hierzu gehören bspw. Fragen zu den Arbeitszeiten, Verantwortungsbereichen, Schnittstellen, der Einarbeitungsphase, zum Team, zum Einstellungsverfahren oder zu Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, Home-Office-Möglichkeiten, Urlaubstagen etc.

Sprache: Heutzutage sind immer mehr Unternehmen international tätig und kommunizieren auf diesen Ebenen meistens in Englisch. Aber auch viele kleinere Unternehmen legen Wert auf Fremdsprachenkenntnisse und spätestens wenn diese bereits in der Stellenausschreibung als Anforderung erwähnt werden, sollten Bewerber sich darauf einstellen. Im Gespräch wird für einen Abschnitt ins Englische oder in eine andere Sprache gewechselt oder es sind zwischendrin einige Fragen in der Fremdsprache zu beantworten.

Bewerbungsunterlagen und -utensilien: Bewerber sollten ihre Unterlagen (Lebenslauf, wichtige Zeugnisse und Zertifikate, Arbeitsproben) sicherheitshalber gesammelt mit zum persönlichen Gespräch nehmen. Auch ein Ausdruck der Stellenausschreibung sowie Block und Schreibutensilien für Notizen können sinnvoll sein. So hinterlassen Bewerber einen gewissenhaften und gut vorbereiteten Eindruck.

„Notfallset“: Etwas zu Trinken, ein kleiner Snack und Taschentücher.

Während des Vorstellungsgesprächs

Erster Eindruck: Der erste Eindruck beginnt bereits vor der Begrüßung, nämlich beim Betreten der Unternehmensräumlichkeiten bzw. bereits in Sichtweite des Gebäudes. Als Bewerber sollte man demnach rechtzeitig auf die eigene Wirkung achten.

Empfang: Den Empfangsmitarbeitern sollte stets mit einem freundlichen Lächeln begegnet werden. Beim Hand geben sollten Bewerber ihren vollständigen Namen und den Namen des Gesprächspartners nennen. Entweder werden sie dann gebeten Platz zu nehmen und auf die Gesprächspartner zu warten oder sie werden direkt in einen Raum gebracht, wo das Vorstellungsgespräch stattfinden wird. Wenn die Gesprächspartner den Bewerber in den Raum bringen sollte er oder sie stehen bleiben, bis die restlichen Teilnehmer den Raum betreten und er oder sie darauf hingewiesen wird, sich zu setzen. Alternativ sollte wieder aufgestanden werden, sobald die Gesprächspartner zur Tür reinkommen. Getränke sollten immer angenommen werden.

Begrüßung: Allen Personalverantwortlichen sollte mit Blickkontakt die Hand gegeben werden. Ein angenehm kräftiger Händedruck und eine starke Stimme strahlen Souveränität und Durchsetzungskraft aus. Zudem erwecken Bewerber Sympathie und ein positives Gefühl, wenn sie freundlich Lächeln. 
Um die Anspannung etwas zu lockern, folgt ein kurzer Smalltalk, z.B. über die Anreise oder das Wetter.

Kurzvorstellung des Gesprächspartners und Unternehmensvorstellung: Personalverantwortliche sollte man stets aussprechen lassen und ihnen aufmerksam zuhören, um später keine Frage zu stellen, die bereits beantwortet wurde.

Selbstpräsentation: Bewerber sollten sich überzeugend und selbstbewusst präsentieren, aber dabei stets authentisch und ehrlich bleiben – dies macht sympathisch. Während der Präsentation sollten nur die Interessen, Erfahrungen und Qualifikationen genutzt werden, die für den Job entscheidend sind. Diese können bei Bedarf mit Arbeitsproben oder weiteren Bewerbungsunterlagen belegt werden. Zudem sollten Stärken und Talente genauso wie die Motivation, im Unternehmen und in der angestrebten Stelle arbeiten zu wollen, hervorgehoben werden.

Vertiefungsfragen: Bewerber sollten keine Fähigkeiten vortäuschen und ehrlich sein, denn niemand kann oder weiß alles. Für vermeintliche Mankos sollten positive Formulierungen wie „Das kann ich noch nicht.“ verwendet oder auch Bereitschaft bekundet werden wie z.B. durch die Formulierung „Das werde ich gerne lernen.“.

Fragen des Bewerbers: Bewerber können bereits während des Vorstellungsgesprächs Fragen stellen. Spätestens jedoch am Ende sollte die Situation genutzt werden, um sowohl noch offene Fragen aus dem Gespräch zu klären als auch Fragen aus dem vorbereiteten Fragenkatalog (s.o.) zu stellen. Hiermit zeigen Bewerber noch einmal, dass sie Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben.

Verabschiedung: Zum Abschied sollten sich die Bewerber noch einmal für das nette Gespräch bedanken und den Gesprächspartnern beispielsweise noch einen schönen restlichen Tag wünschen.

Nach dem Vorstellungsgespräch

In Erinnerung bleiben: Durch ein Dankesschreiben können Bewerber ihre Chancen auf ihren Traumjob erhöhen. Hierbei sollte beachtet werden, dass das Dankesschreiben zeitnah verschickt wird - spätestens als ein bis zwei Tage nach dem Vorstellungsgespräch. Darüber hinaus sollte kein Standardschreiben verwendet, sondern ein individueller, persönlicher Text mit Bezug zur ausgeschriebene Stelle und dem Arbeitgeber (so kurz wie möglich) formuliert werden. Zudem sollten Bewerber nicht zu aufdringlich in den Formulierungen sein oder den Personalverantwortlichen zu sehr schmeicheln. Stattdessen sollte die Eignung für den Job unterstrichen werden.

Rückmeldefrist: Im Anschluss heißt es zunächst Geduld üben und abwarten, bis das Unternehmen sich meldet. Wenn Bewerber einige Tage nach dem vereinbarten Termin nicht automatisch ein Feedback erhalten, können sie auch nochmal freundlich nachfragen. Wurde kein Termin vereinbart, können sie sich nach ein bis zwei Wochen erkundigen.

Weitere Tipps für das Vorstellungsgespräch

Bewerbungsprozess: Befinden Bewerber sich auf der Suche nach einem neuen Job, sollten sie auch immer an ihre Präsenz im Internet denken. Hierzu gehören unter anderem unangemessene Bilder auf Facebook oder Instagram oder negative Bemerkungen. Personaler oder potentielle neue Kollegen googeln sicher gelegentlich mal nach Bewerbern oder neuen Kollegen.

Körpersprache: Die nonverbale Kommunikation hat eine höhere Aussagekraft als der Inhalt des Gesprochenen und entscheidet binnen Sekunden über Sympathie des Gegenübers, deswegen sollte hierauf ein besonders hoher Stellenwert gelegt werden. Zu allererst sollten Bewerber authentisch sein und sich nicht verstellen. Um offen und interessiert zu wirken, ist zudem eine offene Haltung (keine verschränkten Arme) ratsam und auch der Blickkontakt ist wichtig. Die Hände können passend zum Gesagten eingesetzt werden. Bewerber sollten sich möglichst aufrecht hinsetzen und die ganze Fläche des Stuhls einnehmen, um eine größere Souveränität auszustrahlen.

Ausdrucksweise: Bewerber sollten stets freundlich, aufmerksam und geduldig sein. Es sollte darauf geachtet werden, sich nicht belehrend zu verhalten: „... wie ja schon im Lebenslauf steht …“. Zudem sollte deutlich und klar gesprochen werden.

Rahmenbedingungen: Die Rahmenbedingungen sind je nach Unternehmen, Branche und Stelle sehr unterschiedlich. Hierbei können verschiedene Situationen auftreten:

1. Eins-zu-eins-Situation: Gespräch zwischen dem Bewerber und dem Personaler.
2. Bei größeren Unternehmen sitzen häufig neben Mitarbeitern der Personalabteilung auch die                  Abteilungsleiter oder zukünftige Kollegen mit im Bewerbungsgespräch. Meistens sitzen dem                    Bewerber zwei Personen gegenüber.
3. Auch Gruppengespräche mit Interaktion mit mehreren Bewerbern sind möglich. Hierzu gehört                beispielsweise ein Assessment-Center.
4. Im öffentlichen Dienst oder an Bildungseinrichtungen sind sogar Gremiengespräche möglich, bei          denen bis zu zwölf Personen anwesend sein können

 

 

Quellen:

Karriere.at: Vorstellungsgespräch: Vorbereitung ist alles! https://www.karriere.at/c/bewerbungsgespraech-vorbereitung

Bewerbung.com: Nach dem Vorstellungsgespräch im Gedächtnis bleiben – mit einem Dankschreiben https://bewerbung.com/dankschreiben/

Gabler Wirtschaftslexikon: Vorstellungsgespräch Ausführliche Definition https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/vorstellungsgespraech-50997

Absolventa: Vorstellungsgespräch-Muster: Typischer Ablauf. https://www.absolventa.de/karriereguide/vor-und-nachbereitung/vorstellungsgespraech-muster

Arbeitsmarktservice: Vorstellungsgespräch         
https://www.ams.at/arbeitsuchende/richtig-bewerben/vorstellungsgespraech

Karriere.at: Das Bewerbungsgespräch: Alle Infos auf einen Blick https://www.karriere.at/blog/bewerbungsgespraech.html